En ACL Auditores, entendemos la importancia de las reuniones del máximo órgano social, una obligación anual que involucra a los socios o accionistas en el análisis de la situación de la empresa, evaluación de estados financieros y toma de decisiones clave para su desarrollo.
Para facilitar esta tarea y asegurar un proceso fluido, presentamos cinco claves esenciales para que cada reunión sea un éxito sin contratiempos.
- Convocatoria clara y transparente
El primer paso para una reunión eficaz es una convocatoria oportuna y conforme a las normas. De acuerdo con la legislación colombiana, la convocatoria debe hacerse con antelación (15 días o, en el caso de SAS, 5 días hábiles) y es fundamental que incluya la fecha, lugar y medios de representación permitidos.
En ACL Auditores, recomendamos verificar que el proceso de convocatoria sea acorde no solo a las disposiciones legales, sino también a los estatutos internos de la sociedad, para asegurar la participación y representación adecuada de todos los socios.
- Ejercicio del derecho de inspección
El derecho de inspección permite a los socios acceder a la información de la empresa para tomar decisiones informadas. La revisión de documentos como libros contables, actas y otros registros debe realizarse en las oficinas de la sociedad, respetando siempre la confidencialidad de la información.
Es fundamental establecer políticas que regulen el acceso y resguarden la integridad de los datos empresariales, a fin de mantener un proceso transparente y seguro.
- Preparación de informes de gestión detallados
Un informe de gestión bien elaborado es clave para entender el estado actual y las proyecciones de la empresa. En ACL Auditores, aconsejamos a nuestros clientes preparar estos informes con un enfoque en la evolución del negocio, destacando los eventos significativos, operaciones con socios y cumplimiento de normas.
En caso de contar con un sistema de autocontrol de riesgos como SAGRILAFT o un Programa de Transparencia y Ética Empresarial, es recomendable incluir el informe anual de cumplimiento como parte de la agenda de la reunión.
- Propuesta de distribución de utilidades
Para aquellas empresas que desean distribuir utilidades, es necesario basarse en estados financieros fidedignos y prever las reservas legales.
Un proyecto de distribución claro y transparente, que indique montos y fechas de pago, no solo asegura la confianza de los socios, sino que también permite a la empresa cumplir con sus compromisos financieros de manera ordenada.
- Evaluación de la hipótesis de negocio en marcha
Por último, los administradores deben analizar la viabilidad de la empresa a futuro en los estados financieros. En caso de detectar cualquier riesgo que pueda comprometer la continuidad del negocio, es crucial presentar esta información al máximo órgano social, para que los socios tomen decisiones bien informadas sobre el rumbo de la empresa.
Cada reunión debe documentarse cuidadosamente en un acta que recoja todos los temas discutidos y decisiones tomadas.
Si alguna decisión requiere inscripción en el registro mercantil, como la designación de un nuevo representante legal, es esencial registrar esta información de inmediato, asegurando así un proceso formal y ajustado a las normativas.
Fuente: Audit & Co. Latam